Stand: Oktober 2026
Verantwortlich für die Datenverarbeitung auf dieser Website im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:
SBS – Sicherheitsbegehungen – Service UG (haftungsbeschränkt)
Hertha-Sponer-Straße 17, 28816 Stuhr
Vertreten durch die Geschäftsführer Frank Seidel und André Röbke
Telefon: 0421 434360
E-Mail: kontakt@sicherheitsbegehungen-service.de
Wir nehmen den Schutz Ihrer persönlichen Daten sehr ernst. Wir behandeln Ihre personenbezogenen Daten vertraulich und entsprechend den gesetzlichen Datenschutzvorschriften (DSGVO, BDSG, TDDDG) sowie dieser Datenschutzerklärung. Personenbezogene Daten sind alle Daten, mit denen Sie persönlich identifiziert werden können. Die Nutzung unserer Website ist in der Regel ohne Angabe personenbezogener Daten möglich – diese werden nur erhoben, wenn Sie sie uns aktiv mitteilen, etwa über das Kontaktformular.
Diese Website wird bei einem externen Dienstleister gehostet (Hoster). Anbieter ist die IONOS SE, Elgendorfer Straße 57, 56410 Montabaur. Wenn Sie unsere Website besuchen, erfasst der Hoster verschiedene technische Daten (siehe Server-Logfiles). Die Nutzung des Hosters erfolgt zum Zweck der sicheren, stabilen und effizienten Bereitstellung unseres Online-Angebots durch einen professionellen Anbieter. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse). Mit dem Hoster besteht ein Vertrag über Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO, der die datenschutzkonforme Verarbeitung sicherstellt. Weitere Informationen finden Sie in der Datenschutzerklärung von IONOS unter ionos.de/terms-gtc/terms-privacy.
Beim Aufruf der Website erhebt und speichert der Hoster automatisch Informationen in sogenannten Server-Logfiles, die Ihr Browser automatisch übermittelt. Dies sind insbesondere:
Eine Zusammenführung dieser Daten mit anderen Datenquellen wird nicht vorgenommen. Die Erfassung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; wir haben ein berechtigtes Interesse an der technisch fehlerfreien Darstellung und Sicherheit unserer Website. Die Logfiles werden für einen begrenzten Zeitraum gespeichert und anschließend gelöscht.
Diese Seite nutzt aus Sicherheitsgründen eine SSL-/TLS-Verschlüsselung. Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie an „https://“ in der Adresszeile Ihres Browsers. Wenn die Verschlüsselung aktiv ist, können die Daten, die Sie an uns übermitteln, nicht von Dritten mitgelesen werden.
Wenn Sie uns über das Kontaktformular eine Anfrage zukommen lassen, verarbeiten wir die von Ihnen eingegebenen Daten. Pflichtangaben sind Name, Telefonnummer oder E-Mail-Adresse und Ihre Einwilligung; freiwillig sind Firma, Branche, Ort, gewünschte Leistung, Zahl der Standorte, ungefähre Größe, gewünschter Zeitraum, bevorzugter Antwortweg, Wunschzeit für einen Rückruf sowie Ihre Nachricht.
So gelangen Ihre Daten zu uns: Beim Absenden werden die Formulardaten an ein Skript auf unserem Webserver bei IONOS übertragen (verschlüsselt per HTTPS). Dieses Skript prüft die Eingaben und sendet sie anschließend als E-Mail an unser Postfach kontakt@sicherheitsbegehungen-service.de, das ebenfalls bei IONOS gehostet wird. Dort gehen die Anfragen in unserem E-Mail-Posteingang ein und werden von uns bearbeitet. Ohne Wunschtermin findet keine dauerhafte Speicherung der Formulardaten in einer Datenbank auf der Website statt; Ihre Angaben werden ausschließlich per E-Mail übertragen und in unserem Postfach gespeichert.
Online-Terminwunsch: Wenn wir auf der Kontaktseite freie Termine anbieten und Sie einen davon auswählen, wird der Termin zusammen mit Ihren Formularangaben auf unserem Server bei IONOS vorgemerkt, damit er nicht doppelt vergeben wird und wir ihn im Büro bestätigen oder absagen können. Die Anzeige der freien Zeiten enthält keine Daten anderer Personen. Haben Sie eine E-Mail-Adresse angegeben, senden wir Ihnen die Bestätigung (mit Kalenderdatei) oder Absage per E-Mail. Zum Schutz vor massenhaften Reservierungen speichern wir für 24 Stunden eine nicht rückrechenbare Prüfsumme Ihrer IP-Adresse. Die Terminanfrage wird 90 Tage nach dem Termin automatisch gelöscht, auf Wunsch früher. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
Zum Schutz vor automatisiertem Spam enthält das Formular ein für Sie unsichtbares Feld (sogenanntes Honeypot-Feld). Es dient ausschließlich der Spam-Abwehr und wird nicht zu Ihrer Person ausgewertet oder gespeichert.
Die Verarbeitung dieser Daten erfolgt zur Bearbeitung Ihrer Anfrage und zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen. Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Anbahnung bzw. Erfüllung eines Vertrags) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Ihre über die Checkbox erteilte Einwilligung). Die Übermittlung und Speicherung bei IONOS erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO in Verbindung mit dem bestehenden Auftragsverarbeitungsvertrag.
Ihre erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen – eine formlose Mitteilung per E-Mail genügt. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.
Wenn Sie uns per E-Mail oder Telefon kontaktieren, werden Ihre Angaben inklusive der daraus hervorgehenden personenbezogenen Daten zum Zweck der Bearbeitung Ihres Anliegens bei uns gespeichert und verarbeitet. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, sofern Ihre Anfrage mit einem Vertrag zusammenhängt, andernfalls Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Bearbeitung von Anfragen) bzw. lit. a DSGVO bei erteilter Einwilligung.
Zur einheitlichen Darstellung von Schriftarten verwendet diese Website Schriften, die lokal auf unserem eigenen Webserver (bei IONOS) gespeichert sind und von dort ausgeliefert werden. Es besteht dabei keine Verbindung zu Servern Dritter (insbesondere nicht zu Google); es werden für die Darstellung der Schriften keine personenbezogenen Daten an Dritte übermittelt. Die eingesetzten Schriften stehen unter der SIL Open Font License.
Diese Website verwendet keine Tracking-, Analyse- oder Marketing-Cookies und bindet keine Werbe- oder Statistikdienste ein. Wir erstellen keine Nutzerprofile.
Lediglich Ihr Einverständnis mit unserem Datenschutzhinweis wird – sofern Ihr Browser dies zulässt – technisch im lokalen Speicher (Local Storage) Ihres Browsers vermerkt, damit der Hinweis bei weiteren Seitenaufrufen nicht erneut erscheint. Dieser Eintrag enthält keine personenbezogenen Daten und wird nicht an uns oder Dritte übertragen. Er ist technisch notwendig, um die von Ihnen getroffene Auswahl zu speichern (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Sie können den Eintrag jederzeit über die Einstellungen Ihres Browsers löschen.
Unser Berater-Chat „Wolfgang“ läuft vollständig in Ihrem Browser; Ihre Eingaben werden nicht an uns oder Dritte übertragen. Erst wenn Sie aus dem Pflichten-Check heraus eine Anfrage starten, wird Ihr Profil in das Kontaktformular übernommen – abgeschickt wird es nur, wenn Sie das Formular selbst absenden. Für die Dauer der Sitzung vermerkt der Browser (Session Storage), dass der Hinweis auf den Pflichten-Check bereits angezeigt wurde; dieser Eintrag enthält keine personenbezogenen Daten und wird beim Schließen des Browsers gelöscht.
Für unsere Kundinnen und Kunden betreiben wir unter /portal ein Kundenportal. Dort sehen sie ihren Sicherheitsstand, Begehungsprotokolle, offene Maßnahmen und Dokumente und führen auf Wunsch digitale Prüfbücher (z. B. Fettabscheider, HACCP, Sicherheitsbeleuchtung, Feuerlöscher, Leitern, Regale, Unterweisungen, Ersthelfer, Gefahrstoffe, Notfallmappe, Rauchwarnmelder, Spielplatz, Fristen und Verträge). Partnerfirmen (z. B. Wartungs- und Prüfdienstleister) können über einen eigenen Zugang Prüfberichte für die mit ihnen verknüpften Kunden hochladen.
Wo die Daten liegen: Alle Portal-Daten werden ausschließlich auf unserem Webserver bei der IONOS SE in Deutschland gespeichert – in einer Datenbank bzw. in Dateien in einem geschützten Verzeichnis, das nicht über das Internet abrufbar ist. Es werden keine weiteren Dienste (Cloud-Speicher, Analyse- oder Werbedienste) eingebunden. Der Server erstellt täglich eine Datensicherung auf demselben Server; aufbewahrt werden die letzten 14 Sicherungen. Ältere Fotos können wir verkleinern und die Originale in ein geschütztes Archiv auf dem Server oder auf einen Rechner in unserem Büro auslagern.
Welche Daten wir verarbeiten:
Anmelde-Cookie: Nach der Anmeldung setzt das Portal ein technisch notwendiges Cookie, das Sie angemeldet hält (signiert, nur über HTTPS, für Skripte nicht lesbar, gültig höchstens 30 Tage, wird beim Abmelden gelöscht). Es enthält keine Inhalte und dient nicht der Analyse (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG).
Sicherheit: Jede Verbindung ist verschlüsselt (HTTPS). Jeder Zugang sieht nur die eigenen Standorte. Zum Schutz vor dem Durchprobieren von Passwörtern werden Fehlversuche gezählt; die IP-Adresse wird dabei nur als Hash-Wert gespeichert und nach spätestens 24 Stunden gelöscht. Im Aktivitätsprotokoll (die letzten 300 Ereignisse, z. B. Anmeldung, hochgeladenes Dokument) speichern wir die IP-Adresse nur gekürzt.
Technischer Support im Portal: Funktioniert im Portal etwas nicht, können Sie uns das unter „Technischer Support“ melden, auf Wunsch mit einem Bildschirmfoto. Wir speichern dazu Objekt, Bereich, Betreff, die Nachrichten mit Zeitpunkt, den Namen der meldenden Person und Ihre E-Mail-Adresse. Sichtbar ist eine Meldung für SBS, für die Person, die sie gestellt hat, und für die Verwaltung des betroffenen Objekts. Bei einer neuen Meldung erhalten wir eine Benachrichtigung per E-Mail; antworten wir, erhalten Sie eine E-Mail mit unserer Antwort und einem Link ins Portal, sofern eine Adresse hinterlegt ist. Interne Notizen unseres Teams sind für Sie nicht sichtbar. Geschlossene Meldungen werden zwei Jahre nach dem Schließen automatisch gelöscht, auf Wunsch früher. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
QR-Codes: Die QR-Aufkleber an Leitern und Feuerlöschern führen auf eine öffentliche Statusseite. Sie zeigt nur Nummer, Bezeichnung, Standort und Prüfdaten des Geräts – keine personenbezogenen Daten.
Kontaktempfehlungen durch Partner: Feste SBS-Partner können uns im Partnerportal Betriebe oder Einrichtungen nennen, die an unseren Leistungen interessiert sind. Gespeichert werden Name des Betriebs, Ansprechperson, Telefon und/oder E-Mail-Adresse, Ort, das Interessengebiet und ein optionaler Hinweis sowie der meldende Partner. Der Partner bestätigt bei der Meldung, dass die genannte Person mit einer Kontaktaufnahme durch SBS einverstanden ist. Wir nutzen die Angaben nur, um uns bei Ihnen zu melden. Der Partner sieht den Bearbeitungsstand (z. B. „Kontakt aufgenommen“), aber keine internen Notizen. Kommt keine Zusammenarbeit zustande, löschen wir die Angaben spätestens sechs Monate danach, alle übrigen Meldungen spätestens nach drei Jahren. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Anbahnung einer Geschäftsbeziehung auf Ihren Wunsch). Sie können jederzeit widersprechen – ein kurzer Anruf oder eine E-Mail genügt.
Vorführung (Demo): Zum Vorführen starten SBS und feste Partner eine Demo des Portals mit erfundenen Beispieldaten. Jede Demo läuft in einem eigenen, abgeschotteten Bereich; dafür wird ein technisch notwendiges Cookie gesetzt (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Es werden keine E-Mails versendet, nach spätestens drei Stunden wird der Bereich vollständig gelöscht. Zum Schutz vor Missbrauch zählen wir die Starts je Anschluss; die IP-Adresse wird dabei nur als Hash-Wert gespeichert und nach einer Stunde verworfen.
Bewertung bei Google: Im Portal und auf unserer Kontaktseite finden Sie einen Link zu unserem Google-Unternehmensprofil. Erst wenn Sie ihn anklicken, öffnet sich eine Seite der Google Ireland Ltd.; vorher werden keine Daten an Google übertragen. Für die Bewertung selbst gelten die Datenschutzhinweise von Google. Ob und wie Sie bewerten, entscheiden allein Sie.
Rechtsgrundlagen: Für unsere Kunden und Partner Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (sicherer Betrieb). Soweit unsere Kunden Daten ihrer Beschäftigten im Portal führen, sind sie dafür verantwortlich; wir verarbeiten diese Daten in ihrem Auftrag (Art. 28 DSGVO) und schließen dazu auf Wunsch einen Auftragsverarbeitungsvertrag.
Protokolle versenden wir als PDF per E-Mail über den Mailserver von IONOS an die von Ihnen genannte Adresse und legen sie gleichzeitig in Ihrem Kundenportal ab – so ist das Protokoll auch dann verfügbar, wenn Unterlagen vor Ort verloren gehen. Im Versandbuch speichern wir Empfänger, Betreff und Zeitpunkt (die letzten 2.000 Sendungen).
Auf Wunsch erinnert das Portal per E-Mail an anstehende Prüfungen und Fristen. Die Erinnerungen können Sie im Portal unter „Mein Zugang“ jederzeit abschalten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
Einladungen und Testzugänge: Haben Sie Unterlagen angefragt oder eingewilligt, senden wir Ihnen eine Einladung per E-Mail, auf Wunsch mit PDF-Infoblättern und einem befristeten Testzugang zum Kunden- oder Partnerportal. Dafür speichern wir Firma, Ansprechperson, E-Mail-Adresse, die Laufzeit des Testzugangs und den Zeitpunkt der Anmeldung. Der Benutzername steht in der Einladung, das Startpasswort kommt in einer zweiten E-Mail; gespeichert wird nur ein Hash-Wert. Nach Ablauf ist keine Anmeldung mehr möglich. Kommt keine Zusammenarbeit zustande, löschen wir Testzugang und Testdaten; Sie können jederzeit widersprechen – eine kurze Antwort genügt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. a bzw. b DSGVO.
Rechnungen und Buchhaltung: Für Angebote, Auftragsbestätigungen und Rechnungen verarbeiten wir Firmenname, Anschrift, Ansprechperson, E-Mail-Adresse für Rechnungen, ggf. Bestellnummer, Leitweg-ID (bei Behörden) und USt-IdNr. sowie die berechneten Leistungen und Zahlungseingänge. Rechnungen versenden wir als PDF und – wo möglich – als E-Rechnung (XRechnung) per E-Mail. Zum Abgleich der Zahlungen lesen wir unsere eigenen Kontoauszüge ein; gespeichert werden dabei nur die Zahlungen, die einer Rechnung zugeordnet werden, sowie eine Prüfsumme bereits verarbeiteter Umsätze. Rechnungsdaten und Buchungsbelege übermitteln wir monatlich an unser Steuerbüro (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO i. V. m. §§ 147 AO, 257 HGB) und bewahren sie entsprechend den gesetzlichen Fristen auf (Rechnungen und Buchungsbelege 8 Jahre, Handelsbriefe 6 Jahre).
Informationen zu unseren Leistungen senden wir nur, wenn Sie eingewilligt haben (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) oder Sie bereits Kunde sind und wir Sie auf ähnliche eigene Leistungen hinweisen (§ 7 Abs. 3 UWG, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Sie können dem jederzeit widersprechen – eine kurze Antwort genügt, ohne dass Kosten außer den Übermittlungskosten nach den Basistarifen entstehen.
Bei Begehungen erfassen unsere Mitarbeitenden Feststellungen, Fotos und Maßnahmen mit einer eigenen Anwendung, deren Daten ebenfalls auf unserem Server bei IONOS liegen. Die Übertragung erfolgt verschlüsselt (HTTPS); für die Arbeit ohne Netz werden die Daten im Browser des Dienstgeräts zwischengespeichert. Fotos dienen der Dokumentation von Mängeln und Situationen – Personen werden dabei nach Möglichkeit nicht erfasst. Die Fotos werden nur im Protokoll für den jeweiligen Kunden verwendet und nicht veröffentlicht.
Stellen wir nach einer Begehung ein SBS-Siegel aus, speichern wir auf unserem Server: Siegel-Nummer, Kundenzuordnung, den Namen auf der Urkunde, die Anschrift des geprüften Standorts, das Datum der Begehung, die Gültigkeit, das zugehörige Protokoll sowie wer das Siegel wann ausgestellt oder widerrufen hat. Urkunde und Türaushang legen wir als PDF im Kundenportal ab. Über den QR-Code auf Urkunde und Türaushang bzw. die Siegel-Nummer kann jede Person den Stand prüfen (/siegel/…); angezeigt werden dabei nur der Name des geprüften Betriebs, die Siegel-ID, das Prüfdatum, die nächste Prüfung und der Status – keine Anschrift, keine Ansprechpartner oder Feststellungen. Die Veröffentlichung erfolgt auf Wunsch des Kunden, der das Siegel aushängt (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Die Prüfseite setzt keine Cookies. Siegel-Daten speichern wir für die Dauer der Zusammenarbeit; danach gilt Abschnitt 14.
Portal-Daten speichern wir für die Dauer der Zusammenarbeit. Datenexport: Unter „Mein Zugang“ können Sie jederzeit alle Daten Ihres Standorts als ZIP-Datei herunterladen (Übersicht, Maßnahmen, Protokolle und Prüfbücher als PDF, Ihre Dokumente im Original und eine maschinenlesbare Datei, vgl. Art. 20 DSGVO); die Datei wird nur für den Download erzeugt und nicht auf dem Server aufbewahrt. Bei Vertragsende erhalten Sie diesen Export per E-Mail (als Anhang bzw. über einen persönlichen Download-Link, der 30 Tage gültig ist und danach mit der Datei gelöscht wird); anschließend löschen wir Zugänge, Protokolle, Prüfbücher, Dokumente und Siegel, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen (z. B. für Angebote und Rechnungen nach Handels- und Steuerrecht). Einzelne Einträge (z. B. ausgeschiedene Mitarbeitende, entfernte Geräte) können Sie oder wir jederzeit aus den Verzeichnissen nehmen. Datensicherungen werden nach 14 Tagen automatisch überschrieben.
Eine Weitergabe Ihrer Daten findet nur statt, soweit dies erforderlich ist. Empfänger bzw. eingebundene Dienstleister sind:
Darüber hinaus geben wir Daten nur weiter, wenn dies zur Erfüllung Ihrer Anfrage erforderlich ist (z. B. an einen von Ihnen ausdrücklich gewünschten Fachpartner), Sie eingewilligt haben oder wir gesetzlich dazu verpflichtet sind. Ein Verkauf Ihrer Daten findet nicht statt.
Sofern in dieser Erklärung keine speziellere Speicherdauer genannt wurde, verbleiben Ihre personenbezogenen Daten bei uns, bis der Zweck für die Datenverarbeitung entfällt. Wenn Sie ein Recht auf Löschung geltend machen oder Ihre Einwilligung widerrufen, werden Ihre Daten gelöscht, sofern keine gesetzlich zulässigen Gründe für die Aufbewahrung bestehen (z. B. handels- oder steuerrechtliche Aufbewahrungsfristen nach § 257 HGB und § 147 AO von bis zu 6 bzw. 10 Jahren).
Sie haben im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen jederzeit das Recht auf:
Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine formlose Mitteilung an die oben genannten Kontaktdaten.
Ihnen steht ein Beschwerderecht bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu, insbesondere in dem Bundesland Ihres gewöhnlichen Aufenthalts oder am Sitz unseres Unternehmens. Zuständig für uns ist:
Die Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen
Prinzenstraße 5, 30159 Hannover
lfd.niedersachsen.de
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